QC Introduction(5)- Kontrol process

7. KONTROL PROSES

Di Inggris, istilah proses membawa kita kepada suatu kesan produksi, tapi saat ini kita menggunakan kata “proses” terutama untuk prosedur kerja.

Kontrol proses adalah suatu konsep dimana kita harus mengkontrol proses untuk mendapatkan hasil yang baik daripada hanya sekedar melihat hasil akhirnya saja. Jadi kita mengarahkan tidak hanya pada hasil tapi juga bagaimana hasil tersebut dibuat (proses kerja).

Tujuan

Proses Kerja

Hasil

Kontrol dan perbaikan proses kerja

Hasil Yang Baik

Mengumpulkan pemecahan masalah  (mengetahui dan bagaimana)

Penting untuk menganalisa mengapa masalah terjadi dan mengambil tindakan yang efektif pada proses kerja. Jika kita tidak melakukan itu dan hanya memusatkan pada hasil, kita tidak dapat mendapatkan hasil yang baik karena penyebab masalah masih terdapat dalam proses tersebut.

•      Analisa suatu proses dan kenali penyebabnya ketika terjadi perbedaan antara target dan hasil.

•      Buat dan pelihara suatu standar untuk prosedur yang baik supaya mendapatkan hasil yang baik.

TQC : QC PADA SETIAP TINGKATAN

Presiden perusahaan mobil High-Q mengatakan pada reporter kami, seperti di bawah ini : “ Para pekerja di pabrik saya, tidak perlu mengetahui apapun mengenai kualitas karena staf kontrol kualitas kami selalu memeriksa setiap mobil di akhir proses produksi. Hanya mobil dengan kualitas tinggi dapat dikeluarkan. Mobil lain diperbaiki dan diperiksa kembali oleh staf kontrol kualitas kami. “Apa pendapat anda mengenai kontrol kualitas di perusahaan mobil High-Q ?” “Apakah anda ingin membeli mobil High-Q… ?”

 

Tidak terdapat kontrol kualitas pada mobil-mobil High-Q. Yang ada hanyalah pemeriksaan kualitas.

Untuk mengontrol kualitas yang sesungguhnya, kita harus mempunyai kontrol kualitas pada setiap tahap dalam setiap proses. Ini juga berarti bahwa kualitas harus dikontrol pada setiap orang, dari manajemen tertinggi sampai operator. Ide QC pada setiap tahap dinamakan Pengendalian Mutu Terpadu atau disingkat dengan TQC (Total Quality Control).

TQC tidak dikerjakan oleh staf QC, TQC dilaksanakan oleh semua orang

 

QC yang paling baik tidak membutuhkan pemeriksaan pada akhir perusahaan. Hal ini dikarenakan kualitas dikontrol secara baik pada setiap tahap pekerjaan dalam perusahaan. Sangat penting untuk mengontrol proses produksi tidak hanya pada akhir produksi.

Beberapa orang menamai TQC sebagai “ Company Wide Quality Control “ , ( CWQC )

 QCDMS  -  MANFAAT KONTROL KUALITAS

   Good    Q     uality              ( Kualitas yang baik )

reduced    C     ost                  ( Pengurangan biaya )

keeping     D    eadlines           ( Pemeliharaan batas waktu )
      high    M     orale              ( Moral / Semangat juang yang tinggi )

     good    S     afety              ( Keselamatan yang baik )

Kelima keuntungan inilah yang dapat diperoleh dengan melakukan pengendalian mutu (Quality Control). Ke tujuh ide dalam training ini akan menolong anda mencapai target ini.

QC Introduction(4)- Pencegahan masalah

6. PENCEGAHAN MASALAH

1. Pencegahan Munculnya Masalah-masalah Sebelum Terjadi

Jika anda mencegah suatu masalah sebelum terjadi anda akan menghemat waktu dan biaya. Bagaimanapun juga, anda hanya dapat mencegah suatu masalah yang belum terjadi apabila anda mempunyai pengalaman yang cukup banyak mengenai situasinya.

Untuk keselamatan, pencegahan lebih awal sangat penting. Kita tidak dapat mengatakan “ Waduh, kaki John terpotong oleh mesin itu. Mari kita mencegahnya agar tidak terulang lagi “.

 

Pada saat merancang atau membuat sesuatu yang baru, kita dapat menggunakan pengalaman kita pada produk sejenis lainnya untuk mencegah masalah-masalah sebelum terjadi.

Sebagai contoh :

“ Penutup printer A sering patah ketika merakitnya. Jadi, ketika kita merancang penutup untuk model baru, printer B, kita gunakan plastik yang lebih keras “.

Metode umum

2. Pencegahan munculnya kembali masalah-masalah yang sama

Contoh

 

QC Introduction(3) - Big problem first

4.     MASALAH TERBESAR DAHULU

Setiap tempat kerja pasti terdapat banyak masalah, tetapi kita tidak dapat mencoba untuk menyelesaikan semua masalah dalam waktu bersamaan.

Tentu saja, hal yang paling baik apabila kita selesaikan dahulu masalah yang terbesar sebelum masalah yang kecil. Tapi bagaimana kita menemukan masalah yang besar ?

Pertama kita harus menetapkan apa yang merupakan “masalah “ :

Dalam contoh-contoh di bawah ini, semua terdapat perbedaan antara situasi yang ideal dan situasi yang aktual. Apabila perbedaan ini besar maka masalahnyapun besar.

Ada sebuah contoh : dalam grafik di atas terdapat hanya sejumlah kecil masalah besar yang disertai banyak masalah kecil.

70% biaya total dari semua masalah adalah disebabkan oleh masalah A  dan B ( 30% + 40%). Kita harus mencoba memecahkan masalah itu lebih dahulu.

Dalam banyak kasus terdapat hanya sedikit masalah yang besar dan diikuti oleh banyaknya masalah yang kecil. Pecahkan masalah yang terbesar dahulu.

Namun, jika anda mengetahui masalah kecil yang dapat dipecahkan dengan sederhana, murah dan cepat, maka anda harus menyelesaikannya lebih dahulu. Kemudian barulah pecahkan masalah-masalah yang paling serius.

Diagram Pareto ( seperti terlihat pada grafik di atas ) adalah sangat membantu untuk memutuskan masalah apa yang diatasi lebih dahulu. Diagram Pareto dijelaskan di dalam brosur lainnya yang berjudul “Perangkat QC” (QC Tool Kit ).

5. VARIASI

Tidak ada dua benda yang sama persis. Tidak ada dua jam menunjukkan waktu yang sama, sekalipun jam-jam atom yang super akurat  selalu terdapat perbedaan meskipun hanya sedikit. Dalam sebuah pabrik, komponen-komponen akan selalu berbeda, walaupun dibuat pada mesin yang sama. Bahkan robotpun tidak dapat membuat komponen-komponen yang sama persis. Bahan baku juga berubah dengan cara yang sama.

Membuat kue-kue

Q  :  Saya membuat kue coklat saya dengan cara yang sama setiap waktu, tapi hari ini rasanya tidak enak. Mengapa ?

A  :  Terdapat beratus-ratus alasan yang masuk akal. Contohnya :

        ~ Semua bahan-bahan ramuan adalah bersifat alamiah dan oleh karena itu bervariasi. Mungkin tepungnya agak lama, mungkin telur-telurnya sedikit lebih besar dibanding biasanya ….

        ~  Mungkin anda mencampur sedikit lebih dibanding biasanya ….

        ~ Mungkin cuacanya dingin hari ini, jadi pemanaspun juga sedikit lebih dingin dibanding biasanya ….dan seterusnya, dan seterusnya ….

Variasi dalam sebuah Pabrik Jus Jeruk

Dalam sebuah pabrik jus jeruk, satu botol ukuran 1 liter diisi dengan jus jeruk. Jika botol kurang dari 1 liter jus jeruk, ini adalah cacat karena tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Terdapat dua barisan pembotolan, A dan B. Pada barisan A menunjukkan variasi jumlah jus yang besar. Beberapa dari botol-botol berisi dibawah 1 liter jus dan dikatakan cacat. Cacat-cacat ini tidak dapat dijual, sehingga harus dibuang. Variasi ini tidak normal dan anda harus menyelidiki penyebab dari variasi ini.

Selanjutnya lihat pada grafik untuk barisan B. Semua botol-botol mempunyai lebih dari 1 liter jus, dan variasi jumlah jus sangat kecil. Proses pada barisan B adalah baik, stabil dan lebih baik dibanding barisan A. Jenis variasi yang agak kecil ini dikarenakan beratus-ratus perubahan faktor-faktor kecil.

Apabila kita dapat mengontrol semua faktor yang mempengaruhi jumlah jus jeruk, maka grafik akan menjadi seperti C. Bagaimanapun juga, adalah tidak mungkin untuk mengontrol setiap faktor, oleh karena itu akan selalu ada beberapa variasi.

Kita harus mengharapkan semua proses mempunyai beberapa variasi. Kita harus mencoba mengurangi variasi ini sebanyak mungkin. Kita tidak akan dapat mengurangi semua variasi sampai nol, tetapi kita harus  memelihara semua variasi sesuai dengan spesifikasi pekerjaan.

 

QC Introduction (2)- PDCA

3.     SIKLUS PLAN-DO-CHECK-ACT

Siklus Plan - Do - Check - Act ( PDCA ) sangat penting dalam aktivitas “ pemeliharaan “ dan “ perbaikan “

Kita putar roda PDCA dan mengikuti setiap tahapannya :

PLAN, DO, CHECK, ACT.

Penerapan :

Siklus PDCA berdasarkan pada “ Siklus Deming “, Dr. Deming  memperkenalkan QC ke Jepang dari Amerika Serikat setelah Perang Dunia 2.

 

Kita memberikan penekanan pada tahap pemeriksaaan ( check ) dalam upaya mendapatkan tindakan yang lebih efektif yang digambarkan pada siklus PDCA di sebelah kanan.

Ketika anda telah sampai pada tahap tindakan,jangan berhenti. Anda harus kembali pada

tingkat rencana dan rencanakan pengembangan lebih lanjut.

Hal ini sangat penting untuk menemukan sumber dari suatu masalah. Belum berhasil dengan baik jika hanya memberhentikan masalah, kita harus menemukan penyebab dari masalah dan menghilangkannya ( lihat bagian 6, Pencegahan Masalah untuk lebih lengkapnya ).

Berikut ini adalah contoh gugus QC dengan menggunakan PDCA. Gugus ini mengambil tema “ Penurunan biaya pemanasan dalam kantor kami “. Dibawah adalah tindakan yang mereka ambil.

QC Introduction (1)-Pelanggan dan fakta aktual

BASIC QUALITY CONTROL

(  D A S A R   P E N G E N D A L I A N   M U T U  )

PENDAHULUAN

Akhir-akhir ini penjual sayur-sayuran dan buah-buahan yang sangat sukses  tampil di layar televisi. Sampai 10 tahun yang lalu dia selalu menjual jeruk-jeruknya di pasar, tapi tiba-tiba jeruk-jeruk yang enak tersebut menghilang. Dia memutuskan untuk mencoba menemukan masalahnya.

Dia menemukan bahwa setiap petani membawa jeruk-jeruknya pada perserikatan petani, sehingga semua jeruk-jeruk tersebut dibagi menjadi 36 golongan - - 6 ukuran ( SSS, SS, S, M, L, LL ) dan 6 tingkat mutu dari bentuk dan penampilannya. Tapi “ faktor kualitas “ yang paling penting untuk jeruk-jeruk adalah rasa. Ternyata pada perserikatan petani tidak terdapat pengujian atau klasifikasi rasa.

Setelah penyelidikan, penjual  tersebut memulai pembelian langsung dari petani-petani. Baru-baru ini, dia mulai pergi ke perkebunan dan bahkan merapikan pohon-pohon itu sendiri untuk memperbaiki kualitas dari rasa jeruk.

Penjual sayur-sayuran dan buah-buahan ini belum pernah belajar QC atau TQC, tapi dia berprinsip, yang utama adalah pelanggan, menyelidiki penyebab dari masalah dan merubah metodenya untuk meningkatkan kualitas dari produknya. Hal ini merupakan ide yang paling penting dalam kontrol kualitas.

QC adalah dasar pengertian bisnis yang baik.

	Di dalam bagian ini kita akan melihat beberapa ide dasar. Ide-ide ini adalah dasar untuk Quality Control, dan sebaiknya anda harus yakin bahwa telah memahaminya dengan baik.

 

  

1. UTAMAKAN PELANGGAN

“ Enak rasanya bagi saya “

Ada seorang pemilik toko kue sudah berumur di atas 60 tahun. Dia mencicipi kue dan mengatur bumbunya sampai dia memperoleh rasa yang terbaik. Kebanyakan dari pelanggan-pelanggan toko adalah remaja berusia 15 sampai 20 thn. Bagaimanakah seorang tua dapat mengetahui selera orang muda ?

Banyak perusahaan menerapkan kebijaksanaan “ mengutamakan pelanggan “ tapi beberapa perusahaan mempergunakan kebijakan tersebut hanya untuk pelanggan terakhir     (seseorang yang membeli produk atau jasa terakhir). Dalam QC kita memperlakukan orang yang menerima hasil dari pekerjaan kita sebagai pelanggan-pelanggan kita. Kadang-kadang dikatakan juga  “ Proses berikutnya adalah pelanggan kita “, tapi “ proses “ di sini bukan berarti proses pada manufaktur / assembly.

Dibawah ini terdapat beberapa contoh :

Pekerjaan	Pelanggan
Guru	Murid
Operator Telepon	Pengguna Telepon
Perhitungan Gaji	Semua Karyawan
Pencuci Sayur	Juru Masak dan Pembeli

Untuk memuaskan para pelanggan, kita harus mengetahui apa yang diinginkan dan diharapkan oleh pelanggan. Komunikasi yang baik dengan “ proses “ berikutnya adalah hal yang sangat penting. Tentu saja, “ proses “ sebelum proses anda, juga akan berkomunikasi dengan anda karena anda adalah pelanggan bagi proses sebelumnya.

Untuk memuaskan pelanggan-pelanggan, kita harus bertanggung jawab untuk pekerjaan kita sendiri dan menjamin kualitasnya.

Seorang Profesor QC yang terkenal sedang mencoba menurunkan kerusakan jumlah plat baja pada sebuah pabrik lalu ia mengadakan percakapan dengan seorang Kepala proses.

Profesor           :    Mengapa anda tidak mengundang pekerja dari proses berikutnya dan sebelumnya untuk membantu anda menyelidiki masalah ini ?

Kepala Proses :   Profesor ! Apakah maksud anda kita harus mengundang musuh ke dalam tempat kerja kita ?

Profesor           :    Hei ! Tunggu sebentar. Proses berikutnya seharusnya pelanggan anda, bukan musuh anda ! Anda harus pergi ke proses berikutnya dan menanyakan “Apakah plat baja yang kami hasilkan hari ini memuaskan?” Anda harus mengembangkan hubungan dengan mereka.

Kepala Proses :    Profesor, kami tidak mungkin dapat melakukan itu. Apabila kami pergi ke proses berikutnya, mereka akan berpikir bahwa kami adalah mata-mata!  Kami akan diusir.

Apakah anda berpikir bahwa proses berikutnya adalah musuh anda ?

Apabila seseorang bekerja pada sebelum proses anda, datang dan menanyakan beberapa pertanyaan pada anda tentang pekerjaan anda, apakah anda berpikir bahwa dia mata-mata ?

 

2. FAKTA AKTUAL

Tentu saja semua fakta seharusnya merupakan “ fakta yang aktual “ , tetapi ungkapan ini menolong kita untuk memastikan bahwa semua informasi kita adalah benar.

Pada suatu malam yang sangat gelap 3 orang laki-laki bertemu seekor gajah tapi mereka tidak tahu apa itu.

Seorang laki-laki memegang belalainya, “ sepertinya ular yang gemuk “.

Seorang laki-laki yang lain memegang telinga gajah, “ Bukan, sepertinya daun yang lebar “.

Laki-laki yang terakhir memegang taring gajah, “ Bukan, tapi keras seperti batu dan ujungnya seperti panah “.

Masing-masing meyakini pendapatnya sendiri yang benar dan lengkap.

Jika anda mencoba untuk meningkatkan kualitas tanpa mengikutsertakan “fakta yang aktual”, anda akan seperti 3 orang laki-laki di malam yang gelap.   (mungkin dan kira-kira bukanlah fakta yang aktual !!!!)

APAKAH FAKTA ANDA MERUPAKAN FAKTA YANG AKTUAL ?

Pengalaman dan fakta

Pengalaman sangat penting pada saat anda membuat keputusan tetapi fakta juga penting. Anda harus mendasari tindakan anda pada pengalaman dan fakta.

Tiga prinsip aktual  yang menolong kita untuk mengumpulkan fakta secara ilmiah.

Tiga Prinsip Aktual

Pergi   ke  lokasi yang AKTUAL

Melihat   hal-hal yang AKTUAL

Memperhatikan   keadaan-keadaan yang AKTUAL

“ Lokasi Aktual “ berarti ruang kerja, kantor, gudang atau dimanapun adanya  masalah.

“ Hal yang Aktual “ berarti produk yang aktual, pelayanan, mesin dan sebagainya.

“ Keadaan yang Aktual “ berarti situasi yang nyata. Melihat pada masalah secara obyektif dan tanpa prasangka.